Alles, was zwischen Menschen stattfindet, bleibt bei Menschen.
- Eine Kundenanfrage, die eine echte Antwort braucht, beantwortet keine Maschine.
- Eine Absage schreibt kein Programm.
- Ein Gespräch ersetzt keine Software.
Prozesse und Automatisierung
Prozesse verstehen, dann automatisieren
In fast jedem Betrieb gibt es Abläufe, die jeden Tag Zeit kosten und nie hinterfragt werden. Ich schaue mir an, was bei Ihnen tatsächlich passiert, und automatisiere die Schritte, bei denen sich das lohnt. Den Rest lasse ich in Ruhe.
Tools, mit denen ich arbeite
Was sich lohnt und was nicht
Nicht alles, was sich automatisieren lässt, sollte automatisiert werden.
Was sich lohnt, sind die Schritte dazwischen.
- Daten von einem Werkzeug ins nächste tragen.
- Dieselbe Information dreimal eintippen.
- Nachfassen, weil es sonst niemand tut.
- Einen Entwurf erstellen, den ohnehin jemand prüft.
Diese Schritte kosten Zeit, machen niemandem Freude und sind selten fehlerfrei.
Die Grenze verläuft also nicht zwischen einfach und komplex, sondern zwischen persönlich und mechanisch.
Zuerst verstehen, dann automatisieren
Der häufigste Fehler ist, mit dem Werkzeug anzufangen. Ein System wird eingeführt, und der Ablauf dahinter bleibt genau wie vorher, nur mit mehr Klicks. Danach ist niemandem geholfen.
Deshalb beginne ich damit, den Ablauf aufzunehmen: Wer macht was, in welcher Reihenfolge, womit, und wie lange dauert es. Dabei arbeite ich mit den üblichen Notationen zur Prozessmodellierung, die ich im Studium und in mehreren Jahren als Angestellter angewendet habe. Das klingt trockener, als es ist. In der Praxis sieht man danach zum ersten Mal, wo der eigene Ablauf hakt, und oft löst sich ein Teil der Probleme schon dadurch.
Erst danach stellt sich die Frage, was Software übernehmen kann.
Vereinfachtes Beispiel. Die Freigabe bleibt beim Menschen.
Ein Beispiel von Anfang bis Ende
Nehmen wir einen Ablauf, den fast jeder Betrieb kennt: von der Anfrage bis zum Termin.
Heute
Eine Anfrage kommt über das Formular oder per Telefon. Jemand notiert sie, tippt die Daten in ein anderes System, sucht die passenden Preise zusammen, schreibt ein Angebot, verschickt es und hakt eine Woche später nach. Wenn er daran denkt. Dazwischen liegen mehrere Medienbrüche und ungefähr zwanzig Minuten pro Anfrage.
Danach
Die Anfrage kommt herein und wird automatisch strukturiert. Das System gleicht ab, ob der Absender bereits Kunde ist, und erstellt aus Textbausteinen und Ihrer Preisliste einen Angebotsentwurf.
Dieser Entwurf geht nicht an den Kunden, sondern an Sie. Sie lesen ihn, ändern bei Bedarf und geben ihn mit einem Klick frei. Erst dann verlässt er das Haus. Gleichzeitig entsteht eine Aufgabe, in sieben Tagen nachzufassen, und falls bis dahin keine Antwort kam, erinnert das System daran.
Sagt der Kunde zu, schlägt das System drei Termine vor, die zu den freien Zeiten Ihrer Mitarbeiter passen. Der Kunde wählt einen aus, der Termin steht im Kalender, die Erinnerung geht raus.
Aus zwanzig Minuten Tipparbeit werden zwei Minuten Prüfen. Die Entscheidung, was rausgeht, treffen weiterhin Sie.
Warum die Freigabe nicht wegfällt
Ein Angebot ist rechtlich bindend. Ein System, das eigenständig Angebote verschickt, ist kein Komfortgewinn, sondern ein Risiko. Die Freigabe durch einen Menschen ist deshalb fester Bestandteil und kein Zwischenschritt, den man später wegoptimiert.
Weitere Abläufe, die sich lohnen
Termine und Routen
Anfragen werden nach Region und freien Zeiten verteilt, Termine automatisch bestätigt und erinnert, die Route liegt am Morgen auf dem Handy. Für Betriebe mit Außendienst ist das der Ablauf, der am meisten Zeit frisst.
Vom Aufmaß zur Rechnung
Der Monteur erfasst vor Ort Maße, Material und Stunden. Die Daten laufen in den Auftrag, das Material wird gebucht, am Monatsende steht ein Rechnungsentwurf bereit. Sie prüfen und geben frei. Das ist der Ablauf, bei dem in kleinen Betrieben regelmäßig Geld liegenbleibt, weil Stunden nicht aufgeschrieben werden.
Belege und Posteingang
Eingehende Rechnungen werden ausgelesen, Lieferant, Betrag und Datum erkannt, vorkontiert und zur Freigabe vorgelegt. Unspektakulär, aber es ersetzt den Schuhkarton.
Wiederkehrende Auswertungen
Zahlen, die sonst niemand zusammenträgt, weil es zu lange dauert. Einmal eingerichtet liegen sie jeden Montag im Postfach, statt einmal im Jahr für den Steuerberater.
Wo KI wirklich hilft
KI ist kein eigener Ablauf, sondern ein Baustein darin. Sie hilft überall dort, wo etwas verstanden oder erzeugt werden muss, das sich nicht in feste Regeln fassen lässt: unstrukturierte Anfragen einordnen, Dokumente auslesen, Entwürfe schreiben, große Datenmengen aufbereiten.
Wie weit das gehen kann, zeige ich an einem eigenen Projekt. Für cataleosoftware.com, ein Vergleichsportal für Unternehmenssoftware, habe ich einen Aufbau gebaut, in dem mehrere Abläufe ineinander greifen. Ich gebe vor, was entstehen soll. Eine KI baut daraus die Seiten, eine zweite legt die Einträge an und befüllt sie, und eine dritte prüft den Bestand laufend auf Aktualität und ergänzt, was fehlt. Die beiden letzten laufen ohne mein Zutun. Technisch läuft das über Claude, GitHub und Deploy Now bei IONOS. Daraus sind inzwischen mehrere tausend Seiten entstanden, ohne dass ich sie einzeln geschrieben habe.
Das ist mein eigenes Projekt, kein Kundenauftrag. Ich zeige es, weil es belegt, was technisch möglich ist, und weil man an einem echten System besser sieht, wo die Grenzen liegen.
Aufbau aus dem eigenen Projekt cataleosoftware.com.
Wie ich vorgehe
Bestandsaufnahme
Wir gehen den Ablauf gemeinsam durch, Schritt für Schritt. Am Ende steht eine Darstellung dessen, was heute wirklich passiert, nicht dessen, was im Handbuch steht.
Bewertung
Welche Schritte kosten am meisten Zeit, welche sind fehleranfällig, und welche davon lassen sich sinnvoll übernehmen. Das Ergebnis ist eine Liste mit Aufwand und erwarteter Ersparnis.
Umsetzung
Ich baue es, möglichst mit dem, was bei Ihnen schon vorhanden ist. Neue Software führe ich nur ein, wenn es ohne sie nicht geht.
Einarbeitung und Betreuung
Ihre Leute müssen damit arbeiten können, sonst war es umsonst. Dazu gehört eine Einweisung und die Bereitschaft, nach ein paar Wochen nachzubessern, wenn sich im Alltag etwas anders zeigt als gedacht.
Wo geht bei Ihnen Zeit verloren?
Erzählen Sie mir, welcher Ablauf Sie am meisten nervt. Meistens ist genau der auch der lohnendste.